Met de energie e-Factuur is de cirkel rond
Energiemissie loopt voorop bij het geautomatiseerd controleren en accorderen van energie e-facturen door deze te koppelen aan gevalideerde meetdata. Daarmee is voor Energiemissie, het dataplatform voor energiemonitoring, de cirkel gesloten. Van budgettering en inkoop tot factuurcontrole en -verwerking, met al het inzicht dat de klant van energiemonitoring verwacht.
Het correct verwerken en afhandelen van energienota’s is voor organisaties met grote hoeveelheden aansluitingen een bewerkelijke opgave. Niet alleen het boekingsproces zorgt voor hoofdbrekens, de controle op het niveau van de factuurregels is nog lastiger. De energie e-factuur kan daar in één keer een eind aan maken, zeker in combinatie met validatie op basis van energiemonitoring. Energiemissie, het platform voor energiedata, was betrokken bij de ontwikkeling van de standaard voor e-facturatie van energiekosten. Het systeem van geautomatiseerde verwerking en validatie draait inmiddels bij een aantal gemeenten naar volle tevredenheid.
Energie eFactuur
In Nederland moeten zo’n 1500 aanbestedingsplichtige organisaties per 18 april 2019 e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Het gaat dan om gemeenten, provincies, waterschappen en andere zelfstandige bestuursorganen. Jurgen Sprik, implementatie manager bij Energiemissie legt uit hoe het werkt. “De uitzendbranche, telecom en de energiesector zijn de partijen die maandelijks de meeste facturen verzenden. Voor uitzendbureaus is de e-factuur al een normaal verschijnsel. Maar voor de gedigitaliseerde energiefactuur bestond nog geen standaard.” Een energiefactuur bevat elementen zoals meterstanden waarvoor het bestaande SI-UBL protocol geen ruimte bood. Met een aanvullende extensie voor sectorspecifieke informatie is dat opgelost. “Het Simplerinvoicing platform (SI) zorgt voor verzending van e-facturen van een leverancier naar een afnemer met de bevestiging van ontvangst.”
SimplerInvoicing is de EU-standaard voor de uitwisseling van factuurgegevens in XML-formaat. Leveranciers kunnen hun facturen, meestal via een billing service provider (BSP), laten versturen via Simplerinvoicing. Het XML-bestand wordt direct in het financiële pakket of ERP-systeem van de afnemer verwerkt. Als dat is geslaagd, ontvangt de leverancier een bevestiging. “Voor de gemeente Utrecht worden de facturen direct in hun administratie verwerkt, waarbij een kopie in Energiemissie wordt weggeschreven”, zegt Sprik. De software van Energiemissie zorgt voor validatie en als de factuur correct is wordt deze aangemerkt als goedgekeurd voor betaling.
Factuurcontrole
Geautomatiseerde controle van factuurregels is mogelijk omdat binnen de omgeving van Energiemissie alle benodigde informatie voorhanden is. Aansluitingen zijn identificeerbaar aan de hand van ean-code, fysiek adres en meternummer. De tarieven zijn vastgelegd en ieder etmaal wordt het verbruik aan de hand van geïmporteerde meterstanden geactualiseerd. Ron van der Sluis, directeur van Energiemissie: “Als je facturen binnen krijgt van bijvoorbeeld pompen en gemalen waarbij ook nog eens clustervorming is toegepast, is dat met de hand vrijwel niet meer te controleren.” Omdat de verwerking op het niveau van de factuurregels wordt gedaan, kan ook bekeken worden of de energiebelasting en opslag duurzame energie wel goed in rekening is gebracht. “Wij hoeven maar op de knop te drukken om te zien of er afwijkingen bestaan.”
Op dit moment verzorgt Energiemissie de factuurcontrole en meldt het resultaat aan de klant. “De 97% die correct is kan door voor betaling. De klant kan zich dan concentreren op de 3% die niet akkoord is,” zegt Van der Sluis. Deze systematiek leent zich om nog een stapje verder te gaan. “We spreken momenteel met een energieleverancier waarbij we kijken naar de mogelijkheid de facturen voordat deze verzonden worden, eerst te valideren via ons systeem. Die factuur kan dan als e-factuur voorzien van onze goedkeuring door naar de klant. Deze krijgt dan een batch 100% correcte facturen.”
Lees ook: ‘Heeft jouw kantoor al een energielabel-C (of beter)?’
Implementatie
Het werken met energie e-facturen vereist enige voorbereiding. De meeste ERP-systemen en financiële applicaties zijn al geschikt gemaakt voor het verwerken van e-facturen. Ook de grotere energieleveranciers kunnen facturen in het e-factuur formaat (laten) verzenden. Beschikt een klant over een leverancier die e-facturen kan verzenden en een financieel pakket dat ze kan verwerken, dan is een overstap relatief eenvoudig te maken. Voor verwerking van de energiefactuur is het nodig dat de inrichting van de financiële administratie daarvoor klaar is. De applicatiebeheerder kan hiervoor de boekingsregels bepalen, met de juiste grootboekrekeningen, kostenplaatsen en -dragers. Systeembeheer zal een poort open moeten zetten om XML-bestanden te kunnen toelaten.
Wil een organisatie wel e-facturen laten verwerken, maar is de financiële applicatie daarvoor nog niet gereed, dan is het ook mogelijk de factuur in Energiemissie te laten verwerken en na controle in de vorm van een reeks journaalposten aan te laten leveren. Ook dan is de boeking geautomatiseerd te doen, met behoud van ieder detail van de factuur.
Gatekeeper
De geautomatiseerde verwerking van energiefacturen op basis van een registratie van aansluitingen en daaraan gerelateerde meetdata in Energiemissie kan waterdicht zijn. Maar dat vereist voorwerk. De basis van Energiemissie als het gaat om stamgegevens is het aansluitregister. “Daar begint alles”, zegt Van der Sluis. “In het aansluitregister maak je al je meters aan. Dat kan met uploads. Dat is je uitgangspunt en kun je beginnen. Vervolgens gaan wij de meetdata binnenhalen en komen de facturen binnen.” In het controleproces van die facturen komen de onvolkomenheden naar boven. “Onbekende aansluitingen”, zegt Sprik, “adressen die simpelweg niet bestaan, gaandeweg wordt je administratie steeds strakker. Voor de gemeente Delft begonnen we met twintig of dertig afgekeurde facturen, ook voor echt grote bedragen, en nu zitten we op enkele facturen per maand waarover vragen zijn.”
Hoewel zowel Energiemissie als energieleveranciers zich baseren op dezelfde door het meetbedrijf gevalideerde meetdata, ontstaan toch regelmatig fouten. Afwijkingen in het verbruik of verkeerd gehanteerde tarieven zijn geen uitzondering. Maar door de factuurcontrole komen deze vanzelf naar boven. “Als je ziet waar de fout zit is het altijd snel op te lossen met de leverancier. Dat scheelt spanning in de relatie tussen de klant en het energiebedrijf.” Bovendien zorgt het voor een versnelling in het betalingstraject. “Facturen waarover geen discussie is kunnen gelijk betaald worden, daar wordt ook de leverancier blij van.”
Het platform van Energiemissie werkt dus als een soort gatekeeper, waarbij verwerkte facturen ook nog eens verrijkt kunnen worden met relevante data voor de financiële rapportage, zoals afdeling of budgethouder.
Energiemanagement
Met Energiemissie en de energie e-factuur is de financiële kant geborgd. Dan kan het nu weer gaan over het oorspronkelijke doel: energiemonitoring. Al hoeft dat niet, want de totale online applicatie is modulair ingericht. Het platform van Energiemissie biedt gebruiksvriendelijk toegang tot energiedata per object en per aansluiting. “We zijn goed in veel aansluitingen en de aggregatie van data op hoog niveau. De gebruiker kan inzoomen op objecten of gebouwen waar het pijn doet en vervolgens afgewogen keuzes maken”, zegt Sprik. Organisaties met ‘multi sites’ dus: gemeenten met honderden aansluitingen, hotelketens, supermarkten, pompstations, maar ook pompen en gemalen, verkeersregelinstallaties en andere objecten in de openbare ruimte. Data van hoofdmeters en submeters van elektriciteit, gas, warmte en water. Vastgoed met bemetering voor verhuur, eigenlijk alles waar een meter in zit. “Het liefst een slimme meter”, zegt Van der Sluis. Daar waar dat nog niet zo is wordt samen met de netbeheerder daarvoor gezorgd. Maar het platform betrekt ook data uit andere bronnen, zoals het BAG en het ean-codeboek.
Maar het beginnen aan financiële kant is geen slecht idee. Behalve efficiency winst, zorgt de financiële registratie en validatie van energiedata voor het scherper zetten van budgetten. Op basis van verbruiksgegevens zijn dan keuzes te maken voor het verbeteren van de energie efficiëntie, met geplande investeringen. Dergelijke maatregelen zijn mee te nemen in het systeem voor monitoring, waarbij de geprognosticeerde besparing na doorvoering van de maatregel te vergelijken is met de werkelijke besparing. Omdat de kosten voor het gebruik van het platform van Energiemissie is gekoppeld aan de hoeveelheid aansluitingen, is het aantal gebruikers vrij te kiezen. “Dat kan een enorme meerwaarde zijn voor toeleveranciers, denk aan onderhoud. Hoe presteren installaties of delen daarvan en hoe pakt een maatregel uit? Geef ze toegang en zorg voor een resultaatverplichting, in plaats van een inspanningsverplichting.”
Wettelijk kader
Op basis van de wijziging van de Aanbestedingswetgeving zijn alle aanbestedende diensten verplicht e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken conform de EU-richtlijn 2014/55/EU. Een elektronische factuur is een databestand dat geheel geautomatiseerd verwerkt kan worden in de financiële administratie. Voor e-facturen en de uitwisseling daarvan wordt het Simplerinvoicing platform gebruikt. Meer informatie is te vinden op de website van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden.
Bekijk hier de website van Energiemissie.
Meer weten? Vergroot je kennis met een energie opleiding!